Un kardex bien llevado responde las preguntas que definen la rentabilidad de un negocio de retail: ¿cuánto inventario tengo inmovilizado?, ¿cuánto perdí por mermas o vencimientos?, ¿qué productos rotan y cuáles no? Sin kardex, el conteo físico es la única fuente de verdad, pero llega tarde.
Los movimientos típicos de un kardex van más allá de comprar y vender: devoluciones de venta, ajustes manuales tras un conteo, transferencias entre sucursales, daños, mermas, vencimientos y garantías. Cada tipo de movimiento afecta el stock y el costo de forma distinta, por eso registrarlos por separado importa.
Cómo se lee un kardex, paso a paso
Cada fila del kardex es un movimiento. Se registra la fecha, el tipo de movimiento (compra, venta, ajuste…), las unidades que entran o salen, el costo unitario y el saldo que queda después de la operación. La clave es el saldo acumulado: se arrastra fila tras fila, así que en cualquier momento la última fila te dice cuánto stock hay y a qué costo.
Para llevarlo bien: registra el movimiento en el momento en que ocurre (no al final del día), usa siempre el mismo método de valuación para calcular el costo, y concilia periódicamente el saldo del kardex contra un conteo físico. Las diferencias entre ambos son la señal más temprana de mermas, robos o errores de registro.
PEPS, UEPS y promedio ponderado: métodos de valuación
El kardex necesita una regla para decidir a qué costo salen las unidades cuando las compraste a precios distintos. PEPS (primeras en entrar, primeras en salir) asume que vendes primero lo más antiguo; es el más común y el que exige la norma en varios países. UEPS (últimas en entrar, primeras en salir) hace lo contrario y en varios países no está permitido para efectos fiscales. El promedio ponderado recalcula un costo promedio con cada compra.
El método elegido cambia el costo de ventas y, por tanto, la utilidad y el inventario final que reporta tu kardex. Por eso conviene definirlo una vez y mantenerlo: cambiarlo a mitad de período distorsiona la comparación.
Ejemplo de un kardex
| Fecha | Movimiento | Entra | Sale | Costo unit. | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/03 | Compra | 100 | — | $8.000 | 100 |
| 03/03 | Venta | — | 15 | $8.000 | 85 |
| 05/03 | Venta | — | 20 | $8.000 | 65 |
| 08/03 | Devolución de venta | 3 | — | $8.000 | 68 |
| 10/03 | Merma (daño) | — | 2 | $8.000 | 66 |
| 12/03 | Ajuste por conteo | — | 1 | $8.000 | 65 |
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